1. 발행인(공급자) 정보
상호 또는 이름, 사업자등록번호(있는 경우), 주소, 연락처, 이메일을 씁니다. 상대 회사는 이 정보로 지급 대상을 등록합니다. 개인 프리랜서라면 이름과 연락처만으로도 되지만, 사업자등록을 했다면 등록증과 완전히 같은 표기를 쓰는 것이 좋습니다. 표기가 다르면 회계 시스템에서 거래처가 매칭되지 않아 지급이 보류되는 일이 생깁니다.
2. 청구 대상(공급받는 자)
상대 상호, 사업자등록번호, 담당자 이름과 이메일을 씁니다. 실무에서는 "누가 이 청구서를 결재해야 하는가"를 명확히 하는 항목입니다. 담당자 개인 메일로만 보내면 그 사람이 휴가나 퇴사일 때 청구서가 사라집니다. 가능하면 경리·정산 담당자를 참조로 넣으세요.
3. 청구 번호
INV-2026-001처럼 규칙을 정해 순번을 매깁니다. 번호가 있으면 독촉할 때 "지난번 그 건"이 아니라 "INV-2026-001"이라고 말할 수 있습니다. 상대가 여러 건을 받고 있을 때 어떤 건이 미지급인지 즉시 특정되기 때문에 회수 속도가 눈에 띄게 달라집니다. 본인의 매출 정리에도 그대로 쓰입니다.
4. 발행일과 만기일
발행일은 청구 시점, 만기일은 입금 기한입니다. 만기일이 없는 청구서는 사실상 기한이 없는 부탁이 됩니다. 계약서에 정산 조건이 있다면 그것을 따르고, 없다면 발행일로부터 14~30일 정도가 일반적입니다. 상대 회사의 정산일(예: 매월 말 마감, 익월 15일 지급)을 미리 물어보고 그 주기에 맞춰 발행하면 한 달을 아낄 수 있습니다.
5. 품목 내역
작업명, 수량, 단가, 금액을 행으로 나눠 적습니다. "디자인 작업 일체 300만원"처럼 뭉뚱그린 청구서는 결재선에서 질문을 받고, 질문은 곧 지연입니다. "메인 페이지 디자인 1식 1,500,000원 / 서브 페이지 3종 500,000원" 식으로 나누면 상대도 승인하기 쉽고, 추후 범위 분쟁이 생겼을 때 근거가 됩니다. 추가 작업은 별도 행으로 분리하세요.
6. 세금 관련 항목
아래 별도 절에서 자세히 다룹니다. 최소한 공급가액, 세액(또는 원천징수액), 최종 지급액이 구분되어 보여야 합니다.
7. 입금 계좌
은행명, 계좌번호, 예금주를 정확히 씁니다. 예금주가 상호와 다르면(개인 명의 계좌 등) 상대 회계 담당자가 확인을 위해 연락하게 되고 그만큼 늦어집니다. 이 항목이 빠진 채로 발송되는 청구서가 생각보다 많습니다. CHUNGGU가 발행인·계좌 정보가 없으면 발송과 PDF 다운로드를 막는 이유이기도 합니다.
8. 비고
계약서 번호, 프로젝트 기간, 세금계산서 발행 여부, 지연 시 처리 방식 등 합의된 내용을 한두 줄로 남깁니다. 나중에 서로 기억이 다를 때 이 한 줄이 근거가 됩니다.
3.3% 원천징수와 부가세 10%는 다릅니다
프리랜서가 가장 많이 헷갈리는 부분입니다. 둘은 방향이 반대입니다. 하나는 받을 돈에서 떼고 주는 것이고, 다른 하나는 받을 돈에 붙여서 받는 것입니다.
3.3% 원천징수
사업자등록 없이 인적용역을 제공하는 경우, 대금을 주는 회사가 소득세와 지방소득세에 해당하는 금액(통상 3.3%)을 미리 떼고 나머지를 지급한 뒤 국가에 대신 납부하는 방식입니다. 예를 들어 100만원을 청구하면 33,000원이 공제되어 967,000원이 입금됩니다. 떼인 금액은 사라지는 것이 아니라 다음 해 5월 종합소득세 신고 때 정산되어, 낼 세금보다 많이 떼였다면 환급받게 됩니다.
부가가치세 10%
일반과세 사업자로 등록한 경우, 공급가액에 10%를 더해 청구하고 그 세액을 나중에 신고·납부 합니다. 100만원짜리 일이면 청구서 금액은 110만원이 되고, 입금도 110만원을 받습니다. 이때 10만원은 내 수익이 아니라 잠시 보관하는 돈에 가깝습니다. 이 구분을 안 해두면 부가세 신고 시기에 통장이 비는 상황이 생깁니다.
정리하면
- 사업자등록이 없는 프리랜서 → 대체로 3.3% 공제 후 입금, 부가세는 붙이지 않음
- 일반과세 사업자 → 공급가액 + 부가세 10%로 청구, 세금계산서 발행
- 간이과세·면세 등은 조건이 다르므로 개별 확인이 필요합니다
위 설명은 이해를 돕기 위한 일반 안내이며 세무 자문이 아닙니다. 사업자 유형, 업종, 계약 형태에 따라 적용이 달라질 수 있으니 실제 신고와 청구 방식은 세무 전문가나 관할 세무서에 확인하시기 바랍니다.
발송 전 마지막 확인
- 청구 금액 합계가 품목 합계와 일치하는가
- 만기일이 발행일보다 뒤인가, 상대 정산 주기와 맞는가
- 계좌번호를 한 글자씩 다시 읽었는가
- 담당자 외 경리 담당자가 참조에 포함되었는가
- PDF 파일명에 상호와 청구번호가 들어가 있는가
CHUNGGU에서는 이 항목들이 청구서 양식에 이미 들어 있고, 발행인·계좌 정보나 청구 대상이 비어 있으면 발송 자체가 막힙니다. 입금이 늦어질 때 쓸 문구는 입금 독촉 메일 문구 예시에서 확인하세요.